Закрыть
Авторизация
ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 20.07.2017 года № 17
КУРГАНСКАЯ ОБЛАСТЬ КУРТАМЫШСКИЙ РАЙОН АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТЫЛЕВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 20 июля 2017 г. № 17 С. Костылево Об утверждении Порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Костылевского сельсовета В соответствии со ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в целях организации работы со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Костылевского сельсовета ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Утвердить Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Костылевского сельсовета (далее-Порядок) согласно приложению к настоящему постановлению. 2. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на главного специалиста Администрации Костылевского сельсовета Маслову Т.М. Глава Костылевского сельсовета Н.Г.Филев Приложение к постановлению Администрации Костылевского сельсовета от20.06.2017г. № 17 «Об утверждении Порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Костылевского сельсовета» Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Костылевского сельсовета Раздел I. Общие положения 1. Настоящий Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Костылевского сельсовета (далее – Порядок) определяет организацию работы с документами и иными материальными носителями, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (далее – документы ограниченного распространения). 2. К документам ограниченного распространения относятся документы, содержащие несекретную информацию, касающиеся деятельности Администрации Костылевского сельсовета, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в Администрацию Костылевског сельсовета несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральным законодательством. 3. Не может быть ограничен доступ к: - нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия органов местного самоуправления; - информации о состоянии окружающей среды; - описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес; - порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц; - решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке; - информации о деятельности органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную тайне); - информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией; - иной информацией, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами. 4. Глава Администрации Костылевского сельсовета при создании документа принимают решение об его отнесении к документу ограниченного распространения. 5. На документах ограниченного распространения проставляется пометка «Для служебного пользования» или «ДСП». 6. Организация работы с документами ограниченного распространения в Администрации Костылевского сельсовета осуществляется главным специалистом Администрации Костылевского сельсовета а также лицами, ответственными за работу с документами ограниченного распространения в соответствии с должностным регламентом в отраслевых (функциональных) органах и структурных подразделениях Администрации Костылевского сельсовета (далее – ответственные лица). 7. Документы ограниченного распространения хранятся в надежно запираемых шкафах. Документы ограниченного распространения во время работы располагаются так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними лиц, не имеющих к ним непосредственного отношения. 8. Передачу документов ограниченного распространения по открытым каналам связи необходимо осуществлять только с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации. 9. За разглашение информации, содержащейся в документах ограниченного распространения, а также нарушение настоящего Порядка сотрудники отраслевых (функциональных) органов и структурных подразделений Администрации Костылевского сельсовета могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности. 10. Руководители несут персональную ответственность за обеспечение ведения регистрации, хранения, копирования и использования документов ограниченного распространения, а также соблюдения требований настоящего Порядка. 11. Действие настоящего Порядка не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Раздел II. Прием и регистрация поступающих документов ограниченного распространения 12. Прием и регистрация документов ограниченного распространения, поступающих в Администрацию Костылевского сельсовета, осуществляются главным специалистом, в должностном регламенте которого предусмотрены обязанности по регистрации поступающих документов ограниченного распространения. 13. При поступлении документа ограниченного распространения необходимо: проверить наличие пометки «Для служебного пользования» или «ДСП», соответствие адресата, наличие номеров документов, наименование отправителя; при получении документа ограниченного распространения в конверте проверить целостность упаковки, соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (при их наличии) указанным на конверте и сопроводительном документе (реестре); расписаться с указанием инициалов и фамилии в сопроводительном документе за принятые конверты с проставлением даты (при необходимости - времени). Если на конверте указан другой адресат, то он не принимается. 14. После вскрытия конверта проверяется количество листов вложенного документа ограниченного распространения, при наличии к ним приложений - соответствие номеров приложений, номеров экземпляров, количества листов приложения указанным в документе ограниченного распространения (сопроводительном документе), наличие на документе ограниченного распространения пометки «Для служебного пользования» или «ДСП». 15. При несоответствии на конверте и (или) в документе ограниченного распространения регистрационных номеров, недостаче или излишке листов или экземпляров документа ограниченного распространения, а также в случае если документ направлен ошибочно, главным специалистом составляется в двух экземплярах акт обнаружения расхождений в учетных данных документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку, второй экземпляр которого вместе с конвертом направляется отправителю. 16. Поступившему документу ограниченного распространения присваивается регистрационный номер, данные о документе ограниченного распространения заносятся в журнал регистрации поступивших документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку. Листы журнала регистрации поступивших документов ограниченного распространения должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью. На обратной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, которую подписывает управляющий делами-руководитель аппарата Администрации Костылевского сельсовета. 17. На документе ограниченного распространения в правом углу нижнего поля первого листа проставляется штамп, который содержит наименование Администрации Костылевского сельсовета, регистрационный номер, присвоенный документу, дату регистрации, отметку о необходимости возврата, например: АДМИНИСТРАЦИЯ Костылевского сельсовета « » 20 г. Вх. № ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ 18. Дата регистрации поступившего документа ограниченного распространения проставляется в штампе и оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 20.01.2016. Регистрационный номер поступившего документа ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из буквенного индекса «ДСП» и порядкового номера документа, разделенных дефисом, например: ДСП-31. 19. Документы ограниченного распространения после их рассмотрения Главой Костылевского сельсовета, передаются специалисту для подготовки копий исполнителю (исполнителям) в соответствии с резолюцией и передачи копий ответственному лицу под подпись в журнале регистрации поступивших документов ограниченного распространения. 20. Передача документов ограниченного распространения между Администрации Костылевского сельсовета производится через специалиста в соответствии с отметкой в журнале регистрации отправляемых документов ограниченного распространения с обязательным проставлением даты приема и передачи по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку. Листы журнала регистрации отправляемых документов ограниченного распространения должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью Управления делами Администрации Костылевского сельсовета. На обратной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, которую подписывает Глава Костылевского сельсовета 21. В рамках Администрации Костылевского сельсовета передача документов ограниченного распространения от одного сотрудника другому осуществляется с разрешения руководителя под подпись на соответствующей резолюции к документу ограниченного распространения. Раздел III. Создание документов ограниченного распространения 22. Создание и печать документа ограниченного распространения в Администрации Костылевского сельсовета должны осуществляться на средствах вычислительной техники, для которых выполнены мероприятия по защите информации. 23. Созданный документ ограниченного распространения должен отвечать следующим требованиям: 1) первая страница документа ограниченного распространения (сопроводительного документа) и первая страница каждого из его приложений, содержащих информацию ограниченного распространения, должны иметь в правом верхнем углу отметку о конфиденциальности, состоящую из слов «Для служебного пользования», и номер экземпляра документа, например: Для служебного пользования Экз. № ; 2) при наличии приложений к документу ограниченного распространения (сопроводительному документу) после текста документа должны быть указаны: номера приложений, их наименования, информация о конфиденциальности, номера прилагаемых экземпляров и количество листов в них, например: Приложения: 1. Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, экз. № 1, на 2 л. 2. План-график работы, для служебного пользования, экз. № 1, на 3 л.; 3) на обороте последнего листа каждого экземпляра документа ограниченного распространения (сопроводительного документа) и на обороте последнего листа каждого экземпляра каждого из его приложений в левом нижнем углу листа указываются по порядку в каждой отдельной строке инициалы и фамилия исполнителя документа, инициалы и фамилия сотрудника, отпечатавшего документ, и номер телефона исполнителя, например: Исполнил Иванов А.А. Отпечатал Петров Н.В. (3522) 42-16-05; 4) на документе ограниченного распространения, который остается в деле, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа и на обороте последнего листа каждого из его приложений и включает в себя указание количества отпечатанных экземпляров, рассылку каждого экземпляра, инициалы и фамилию исполнителя, инициалы и фамилию работника, напечатавшего документ, номер телефона исполнителя и дату распечатки документа, например: Отпечатано 2 экз. Экз. № 1 - в адрес, Экз. № 2 - в дело. Исполнил, отпечатал Иванов А.А. (3522) 42-16-05 08.02.2016. 24. Отпечатанные и подписанные (утвержденные) документы ограниченного распространения, оформленные в соответствии с пунктом 23 настоящего Порядка, передаются на регистрацию специалисту . Раздел IV. Регистрация отправляемых документов ограниченного распространения 25. Регистрация документов ограниченного распространения после их подписания (утверждения) осуществляется специалисту в должностном регламенте которого предусмотрены обязанности по регистрации отправляемых документов ограниченного распространения. 26. Регистрация отправляемых документов ограниченного распространения осуществляется в журнале регистрации отправляемых документов ограниченного распространения. 27. При поступлении на регистрацию отправляемого документа ограниченного распространения проверяется его оформление в соответствии с пунктом 23 настоящего Порядка, количество листов и экземпляров документа, а также наличие указанных в сопроводительном документе приложений. Второй экземпляр отправляемого документа ограниченного распространения помещается в дело и находится у специалиста. Отправляемые документы ограниченного распространения, оформленные с нарушениями требований пункта 23 настоящего Порядка, возвращаются исполнителю на доработку. 28. Дата регистрации отправляемого документа ограниченного распространения оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 21.01.2016. 29. Регистрационный номер отправляемого документа ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, к которому добавляется буквенный индекс «ДСП», например: 01-03-25/ДСП. 30. При необходимости направления отправляемого документа ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется список рассылки по форме согласно приложению 4 к настоящему Порядку, в котором указываются номера экземпляров (номера копий) документа ограниченного распространения и наименования адресатов. Список рассылки оформляется на обороте последнего листа экземпляра документа ограниченного распространения (сопроводительного документа), который остается в деле, или на отдельном листе. Список рассылки, оформленный на отдельном листе, подписывается исполнителем и утверждается руководителем, подготовившим документ ограниченного распространения. Раздел V. Регистрация внутренних документов ограниченного распространения 31. Регистрация внутренних документов ограниченного распространения после их подписания (утверждения) осуществляется в должностном регламенте которого предусмотрены обязанности по регистрации внутренних документов ограниченного распространения. 32. Регистрация внутренних документов ограниченного распространения осуществляется в журнале регистрации внутренних документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 5 к настоящему Порядку. 33. При поступлении на регистрацию внутреннего документа ограниченного распространения проверяется его оформление в соответствии с пунктом 23 настоящего Порядка, количество листов и экземпляров документа, а также наличие приложений, указанных в сопроводительном документе. Неправильно оформленные внутренние документы ограниченного распространения возвращаются исполнителю на доработку. 34. Дата регистрации внутреннего документа ограниченного распространения оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 21.01.2016. 35. Регистрационный номер внутреннего документа ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из порядкового номера документа, к которому через дефис добавляется буквенный индекс «ДСП» и далее через косую черту буква «В», например: 11-ДСП/В. 36. При необходимости направления внутренних документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется список рассылки, в котором указываются номера экземпляров (номера копий) отправляемых документов и наименования адресатов. Список рассылки оформляется на обороте последнего листа экземпляра документа ограниченного распространения (сопроводительного документа), который остается в деле, или на отдельном листе. Список рассылки, оформленный на отдельном листе, подписывается исполнителем и утверждается руководителем, подготовившим внутренний документ ограниченного распространения. 37. Передача внутренних документов ограниченного распространения производится в соответствии с пунктами 20-21 настоящего Порядка. Раздел VI. Отправка документов ограниченного распространения 38. Документы ограниченного распространения пересылаются организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также нарочно специалистом при обеспечении надлежащих мер по сохранности документов ограниченного распространения. 39. Отправление документов ограниченного распространения производится в конверте. Если одному адресату направляются несколько документов ограниченного распространения, то они помещаются в один конверт. 40. В правом верхнем углу конверта проставляется ограничительная пометка «Для служебного пользования». На конверте указываются адрес и наименование организации-получателя. Под адресатом перечисляются регистрационные номера документов ограниченного распространения, которые будут вложены в конверт (если документ ограниченного распространения отправляется с сопроводительным документом, то на конверте проставляется только номер сопроводительного документа без указания номеров приложений). При направлении документов ограниченного распространения в двух и более экземплярах на конверте рядом с номером документа ограниченного распространения в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляется адрес Администрации Костылевского сельсовета. 41. В журнал регистрации отправляемых документов ограниченного распространения вносится соответствующая запись об отправке документа ограниченного распространения, содержащая дату отправки, номер реестра (почтовой квитанции) об отправке документа или запись о факте доставки (передачи) документа ограниченного распространения, содержащая дату получения, инициалы, фамилию и подпись лица, получившего документ ограниченного распространения. Раздел VII. Копирование документов ограниченного распространения 42. Копирование документов ограниченного распространения осуществляется специалистом, в том числе и в соответствии с резолюцией руководителя, подготовившего документ ограниченного распространения. Резолюция руководителя о копировании оформляется на обороте последнего листа документа ограниченного распространения (сопроводительного документа), например: Разрешаю подготовить 10 копий в соответствии с прилагаемым списком рассылки. Наименование должности руководителя (подпись) И.О. Фамилия Дата 43. После копирования документа ограниченного распространения под резолюцией руководителя о копировании делается запись о количестве сделанных копий, например: Откопировано 10 копий. Наименование должности исполнителя (подпись) И.О. Фамилия Дата В журнал регистрации отправляемых документов ограниченного распространения рядом с номером экземпляра документа вносится запись о количестве сделанных копий. 44. На каждой копии документа ограниченного распространения в строке под номером экземпляра документа проставляется слово «Копия» с указанием ее номера, например: Для служебного пользования Экз. № 1 Копия № 10 Раздел VIII. Формирование документов ограниченного распространения в дела, содержащие документы ограниченного распространения 45. Формирование и оформление дел, содержащих документы ограниченного распространения, обеспечение их сохранности, учета и передачи дел, содержащих документы ограниченного распространения, в архив Администрации Костылевского сельсовета осуществляются специалистом. 46. Экспертиза ценности документов ограниченного распространения в Администрации Костылевского сельсовета проводится при составлении номенклатуры дел, содержащих документы ограниченного распространения, в процессе формирования дел, содержащих документы ограниченного распространения, и при подготовке дел, содержащих документы ограниченного распространения, к передаче в архив Администрации Костылевского сельсовета. 47. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации создается экспертная комиссия Администрации Костылевского сельсовета. 48. Дела, содержащие документы ограниченного распространения, формируются в соответствии с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения. 49. Документы ограниченного распространения допускается группировать в дела вместе с другими несекретными документами. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка «Для служебного пользования», и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел. 50. Дела, содержащие документы ограниченного распространения, со дня их формирования до передачи в архив Администрации Костылевского сельсовета или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях Администрации Костылевского сельсовета по месту их формирования. 51. Изъятие документов ограниченного распространения из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с отметкой в журналах регистрации документов ограниченного распространения и производится по акту с разрешения управляющего делами - руководителя аппарата Администрации Костылевского сельсовета с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке. 52. Дела, содержащие документы ограниченного распространения, постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу передаются в архив Администрации Костылевского сельсовета не ранее чем через один год и не позднее чем через три года со дня их формирования. Передача дел в архив производится на основании описей дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях Администрации Костылевского сельсовета. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке. Раздел IX. Уничтожение дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения 53. Уничтожение дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту о выделении к уничтожению документов ограниченного распространения, не подлежащих хранению, согласованному с экспертной комиссией Администрации Костылевского сельсовета, по форме согласно приложению 6 к настоящему Порядку, с внесением записи в журнал регистрации поступивших документов ограниченного распространения. 54. Уничтожение электронных носителей с пометкой «Для служебного пользования», производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление информации, по акту уничтожения электронных носителей с пометкой «Для служебного пользования» и уничтожения (стирания) информации с электронных носителей по форме согласно приложению 7 к настоящему Порядку с указанием способа уничтожения и внесением записи в журнал регистрации поступивших документов ограниченного распространения. Раздел X. Проверка наличия документов ограниченного распространения 55. Проверка фактического наличия всех документов ограниченного распространения проводится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой распоряжением Главы Куртамышского района. В состав комиссии обязательно включаются специалисты Администрации Костылевского сельсовета, ответственные за регистрацию и хранение документов ограниченного распространения. В архивной службе Администрации Костылевского сельсовета проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом проверки фактического наличия документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 8 к настоящему Порядку, согласованным с экспертной комиссией Администрации Костылевского сельсовета. 56. О фактах утраты дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения либо разглашения этой информации ставится в известность управляющий делами- руководитель аппарата Админ6истрации Куртамышского района. На утраченные дела, содержащих документы ограниченного распространения, и документы ограниченного распространения составляется акт, оформленный в произвольной форме, на основании которого делаются соответствующие отметки в журнале регистрации поступивших документов ограниченного распространения. Акты на утраченные документы ограниченного распространения постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архивную службу Администрации Костылевского сельсовета Раздел XI. Снятие пометки «Для служебного пользования» с дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения 57. Снять пометку «Для служебного пользования» с документа ограниченного распространения временного (до 10 лет включительно) хранения имеет право руководитель, принявший решение об его отнесении к документу ограниченного распространения. 58. Вопрос о снятии пометки «Для служебного пользования» с дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения возлагается на комиссию, создаваемую распоряжением Главы Куртамышского района. Решение комиссии оформляется актом снятия пометки «Для служебного пользования» с дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения пометки «Для служебного пользования» согласно приложению 9 к настоящему Порядку, который утверждается управляющим делами - руководителем аппарата Администрации Костылевского сельсовета и согласовывается с экспертной комиссией Администрации Костылевского сельсовета. В акте перечисляются документы и дела, содержащие документы ограниченного распространения, с которых пометка «Для служебного пользования» снимается. Один экземпляр акта вместе с делами, содержащими документы ограниченного распространения, передаются в архивную службу Администрации Костылевского сельсовета. 59. На обложках дел, содержащих документы ограниченного распространения, и на документах ограниченного распространения пометка «Для служебного пользования» погашается штампом или записью от руки со ссылкой на решение комиссии, послужившее основанием для снятия пометки. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуру дел. 60. О снятии пометки «Для служебного пользования» с документов ограниченного распространения информируются все адресаты, которым эти документы направлялись. Приложение 1 К Порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Костылевского сельсовета Форма акта Обнаружения расхождений в учетных данных документов ограниченного распространения Администрация Костылевского сельсовета УТВЕРЖДАЮ Наименование должности (подпись) И.О. Фамилия Дата АКТ __________________ № ___________ с. Костылево обнаружения расхождений в учетных данных документов Настоящий акт составлен__________________________________________________ (должность, инициалы и фамилия управляющего делами-руководителя аппарата Администрации Костылевского сельсовета), ____________________________________________________________________________________________ (должность , инициалы и фамилия работника, вскрывшего пакет) в том, что при получении пакета из____________________________________________ (наименование организации отправителя) Обнаружено расхождение в учетных данных документов_________________________________ _____________________________________________________________________________________ (излагается существо расхождений) _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ Лицевая сторона пакета прилагается. Составлен в двух экземплярах: 1-й экз.- 2-й экз.- Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия Приложение 2 К Порядку обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Костылевского сельсовета Форма журнала регистрации поступивших документов ограниченного распространения Администрация Костылевского сельсовета Журнал регистрации поступивших документов ограниченного распространения Начат с __________________20______г. Окончен _________________20______г. На_______________________листах Срок хранения________________ лет. Назад в раздел |
